Privacy Policy
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Last updated: October 20, 2026
TopFICE, operated by Podium Data S.A.S. (NIT 901.330.729-4), evaluates the performance of agencies and companies in the advertising and marketing industry based on awards won at festivals worldwide. This policy explains what personal data we collect, why, and what rights you have. Podium Data S.A.S. (“TopFICE”, “we”, “us”) is the data controller.
1. Data we collect
- Registration data: agency name, country, city, address, website, phone, general email, network or holding, main activity, ownership type, social media handles, logo, and the name and email of the contact person.
- Billing and shipping data (winners only): legal name, tax ID, billing address, accounting contact, and shipping details for the plaque.
- Communications: messages you send us and our replies.
- Website data: technical data such as IP address, browser and pages visited, collected through cookies (see section 7).
- Public information: award results published by festivals. We use only publicly available information to build the ranking.
2. How we use your data
- To manage your registration and contact you about the ranking.
- To announce nominees and winners in press releases, on our social media and on topfice.com.
- To issue invoices, collect the Winners Fee and ship the commemorative plaque.
- To send information about TopFICE editions and results. You can opt out at any time.
- To improve our website and protect it from spam and misuse.
3. Legal basis
We process your data based on your consent (for example, when you tick the consent boxes), to carry out the service you request (registration and winner formalities), to comply with legal obligations (invoicing), and for our legitimate interest in running and promoting the ranking.
4. Who we share it with
We do not sell your data. We share it only with service providers that help us operate (website hosting, email, form tools and payment processors), with accountants and authorities when the law requires it, and publicly the information you agreed to publish: your agency’s name as a nominee or winner, and your logo if you provided it.
5. International transfers
Our providers may be located in other countries. When we transfer data abroad, we use reasonable safeguards to protect it.
6. How long we keep it
We keep registration data for as long as needed to run the ranking and for later editions, and billing data for the period required by tax law. You can ask us to delete your data at any time.
7. Cookies
Our website uses cookies that are necessary for it to work and analytics cookies such as Google Analytics and Microsoft Clarity. You can block or delete cookies in your browser settings.
8. Your rights
You can ask us to access, correct or delete your data, to limit or object to its processing, to receive a copy, and to withdraw your consent at any time, without affecting the processing done before. Write to info@topfice.com. We will answer queries within ten (10) business days and claims within fifteen (15) business days.
Colombian data protection law. We process personal data in accordance with Colombian Law 1581 of 2012 and its regulations. You have the right to know, update and correct your data, to request proof of your authorization, to be informed about how we use it, to request its deletion and to revoke your authorization. You can also file complaints with the Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). If you are in the European Union, you can also contact your local data protection authority.
9. Security
We take reasonable technical and organizational measures to protect your data. No system is completely secure, so we cannot guarantee absolute security.
10. Children
TopFICE is aimed at companies and professionals and is not intended for minors.
11. Changes
We may update this policy. The date at the top shows the latest version.
12. Contact
Podium Data S.A.S. · NIT 901.330.729-4 · Calle 151 #54A-59, Bogotá D.C., Colombia · info@topfice.com
Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Última actualización: 20 de octubre de 2026
TopFICE, operada por Podium Data S.A.S. (NIT 901.330.729-4), evalúa el desempeño de las agencias y compañías de la industria publicitaria y de marketing a partir de los premios obtenidos en festivales de todo el mundo. Esta política explica qué datos personales recogemos, para qué los usamos y qué derechos tiene usted. Podium Data S.A.S. (“TopFICE”, “nosotros”) es el responsable del tratamiento de los datos.
1. Datos que recogemos
- Datos de registro: nombre de la agencia, país, ciudad, dirección, sitio web, teléfono, correo general, red u holding, actividad principal, tipo de propiedad, usuarios de redes sociales, logo, y nombre y correo de la persona de contacto.
- Datos de facturación y envío (solo ganadores): razón social, identificación tributaria, dirección de facturación, contacto contable y datos de envío de la placa.
- Comunicaciones: los mensajes que usted nos envía y nuestras respuestas.
- Datos del sitio web: datos técnicos como la dirección IP, el navegador y las páginas visitadas, recogidos mediante cookies (ver punto 7).
- Información pública: los resultados de premios publicados por los festivales. Para construir el ranking usamos únicamente información pública.
2. Para qué usamos sus datos
- Gestionar su registro y contactarlo sobre el ranking.
- Anunciar nominados y ganadores en comunicados de prensa, en nuestras redes sociales y en topfice.com.
- Emitir facturas, cobrar el Winners Fee y enviar la placa conmemorativa.
- Enviar información sobre las ediciones y los resultados de TopFICE. Puede dejar de recibirla en cualquier momento.
- Mejorar nuestro sitio web y protegerlo del spam y del uso indebido.
3. Base legal
Tratamos sus datos con base en su autorización (por ejemplo, cuando marca las casillas de consentimiento), para prestar el servicio que solicita (registro y trámites de ganadores), para cumplir obligaciones legales (facturación) y por nuestro interés legítimo en operar y promover el ranking.
4. Con quién los compartimos
No vendemos sus datos. Solo los compartimos con proveedores que nos ayudan a operar (alojamiento web, correo, herramientas de formularios y procesadores de pago), con contadores y autoridades cuando la ley lo exige, y públicamente con la información que usted aceptó publicar: el nombre de su agencia como nominada o ganadora y su logo si lo entregó.
5. Transferencias internacionales
Nuestros proveedores pueden estar ubicados en otros países. Cuando transferimos datos al exterior, aplicamos medidas razonables para protegerlos.
6. Por cuánto tiempo los conservamos
Conservamos los datos de registro mientras sean necesarios para operar el ranking y sus próximas ediciones, y los datos de facturación durante el plazo que exige la ley tributaria. Puede pedirnos que eliminemos sus datos en cualquier momento.
7. Cookies
Nuestro sitio usa cookies necesarias para su funcionamiento y cookies de análisis como Google Analytics y Microsoft Clarity. Puede bloquearlas o eliminarlas desde la configuración de su navegador.
8. Sus derechos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, usted tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos; a solicitar prueba de la autorización que nos dio; a ser informado sobre el uso que hacemos de sus datos; a revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos; y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Para ejercer estos derechos, escriba a info@topfice.com. Atenderemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles.
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger sus datos. Ningún sistema es completamente seguro, por lo que no podemos garantizar una seguridad absoluta.
10. Menores de edad
TopFICE está dirigida a empresas y profesionales y no está pensada para menores de edad.
11. Cambios
Podemos actualizar esta política. La fecha al inicio indica la versión más reciente.
12. Contacto
Podium Data S.A.S. · NIT 901.330.729-4 · Calle 151 #54A-59, Bogotá D.C., Colombia · info@topfice.com